E-Rechnung-Software im Vergleichwelche Lösung passt zu Ihnen?
Für ZUGFeRD und XRechnung gibt es vier gängige Wege — und eine spezialisierte Lösung ist nur einer davon. Diese Seite gegenüberstellt die Kategorien, nennt die nachprüfbaren Angaben zu Vellonode und sagt ausdrücklich, wann Vellonode die falsche Wahl ist.
Vier Wege — und wofür sie gemacht sind
Die meisten Fehlentscheidungen entstehen nicht beim Format, sondern bei der Kategorie. Jede dieser Lösungen ist für eine andere Ausgangslage gebaut.
Buchhaltungssoftware mit E-Rechnungsmodul
- Gemacht für
- Unternehmen, die Buchhaltung und Rechnungsstellung in einem Werkzeug führen wollen.
- Stärke
- Deckt den ganzen Weg von der Rechnung bis zur Umsatzsteuervoranmeldung ab. Ein Vertrag, ein Login, ein Datenbestand.
- Grenze
- Die E-Rechnung ist ein Modul unter vielen. Der Eingang wird oft nur als PDF-Anhang abgelegt statt strukturiert ausgelesen, und der Wechsel bedeutet, die gesamte Buchhaltung umzustellen.
ERP- oder Warenwirtschaftssystem
- Gemacht für
- Betriebe, deren Rechnungen ohnehin aus Aufträgen, Lager oder Produktion entstehen.
- Stärke
- Die Rechnungsdaten liegen bereits strukturiert vor — es muss nichts erkannt werden, nur exportiert.
- Grenze
- E-Rechnung kommt meist als kostenpflichtiges Zusatzmodul und über den Releasezyklus des Herstellers. Für den Rechnungseingang von Lieferanten ist selten etwas vorgesehen.
Kostenloser Konverter oder Validator
- Gemacht für
- Wer einzelne Rechnungen umwandeln oder prüfen will.
- Stärke
- Sofort nutzbar, ohne Vertrag. Für einen Test oder eine gelegentliche Rechnung völlig ausreichend.
- Grenze
- Kein Bestand, kein Archiv, keine Zahlungsverfolgung. Die achtjährige Aufbewahrungspflicht bleibt vollständig Ihre Aufgabe, und die Daten müssen für jede Rechnung neu eingegeben werden.
Steuerkanzlei mit DATEV-Anbindung
- Gemacht für
- Unternehmen, die Buchführung und Abschluss ohnehin extern vergeben.
- Stärke
- Fachliche Verantwortung liegt bei der Kanzlei. Für die Buchführung die sicherste Lösung.
- Grenze
- Die Kanzlei bucht, sie stellt Ihre Ausgangsrechnungen nicht aus. Das Erzeugen, Versenden und Mahnen bleibt bei Ihnen — und die Belege müssen erst einmal in einer Form vorliegen, die sich übergeben lässt.
Die Kategorien Zeile für Zeile
Die vier linken Spalten beschreiben typische Merkmale der jeweiligen Kategorie — einzelne Produkte weichen davon ab. Die Spalte Vellonode gibt den tatsächlichen Stand der Anwendung wieder.
| Kriterium | Buchhaltungssuite | ERP-Modul | Konverter | Steuerkanzlei | Vellonode |
|---|---|---|---|---|---|
| Ausgangsrechnung erstellen | Ja | Ja, aus Auftrag oder Lieferschein | Nur umwandeln, nicht erstellen | Nein | Ja, mit eigenen PDF-Vorlagen |
| Eingangsrechnung strukturiert auslesen | Je nach Anbieter, oft nur Ablage | Selten vorgesehen | Nein | Belegerfassung durch die Kanzlei | KI-Extraktion aus PDF, bis 10 MB je Datei |
| ZUGFeRD 2.4 (Profil EN16931) | Meist ja | Meist als Zusatzmodul | Ja | Nicht Aufgabe der Kanzlei | Ja, urn:cen.eu:en16931:2017 |
| XRechnung 3.0 (B2G) | Je nach Anbieter | Je nach Modul | Oft ja | Nein | Ja, CII-Syntax |
| Prüfung mit dem KoSIT-Validator | Selten offengelegt | Selten offengelegt | Das ist der Zweck dieser Werkzeuge | — | Bei jedem Download, Konfiguration XRechnung 3.0.2 |
| DATEV-Export | Meist ja | Meist ja | Nein | Entfällt, die Kanzlei arbeitet darin | Schnittstelle online v060, SKR03 voreingestellt |
| Zahlungsabgleich mit dem Kontoauszug | Je nach Anbieter | Je nach System | Nein | Erst im Nachhinein über die Buchführung | Ja, CSV- und PDF-Kontoauszüge, Vorschläge je Buchung |
| Mahnwesen | Häufig enthalten | Häufig enthalten | Nein | Nein | Mehrstufig, mit Mahngebühren und automatischem Versand |
| Schnittstelle für eigene Programme | Je nach Anbieter | Meist vorhanden | Selten | Nein | REST-API (v1) mit OpenAPI-Spezifikation, Word- und Excel-Add-in |
| Finanzbuchhaltung, UStVA, Jahresabschluss | Ja, dafür ist sie gemacht | Je nach System | Nein | Ja, dafür ist sie da | Nein — Export an die Buchhaltung statt eigener Buchführung |
| Peppol-Zugangspunkt | Je nach Anbieter | Je nach Anbieter | Nein | Nein | Nein — Peppol-Kennungen werden geschrieben, nicht übertragen |
Was Vellonode nachprüfbar leistet
Angaben, die sich an der erzeugten Datei überprüfen lassen — nicht an einer Prozentzahl.
- Ausgabeformate
- ZUGFeRD 2.4 (hybrides PDF, Profil EN16931) und XRechnung 3.0 (CII)
- Kennung des Profils
- urn:cen.eu:en16931:2017 bzw. …#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0
- Prüfung
- KoSIT-Validator, Konfiguration XRechnung 3.0.2 — vor jedem Download, nicht aus einem gespeicherten Urteil
- Urteil
- ACCEPTABLE, WARNING oder REJECT; ohne erreichbaren Validator NICHT_GEPRUEFT statt einer behaupteten Gültigkeit
- Eingang
- PDF bis 10 MB; Sammel-PDFs werden erkannt, aufgeteilt und je Rechnung einzeln erfasst
- Abschlagsrechnungen
- Bauabschlags-, Bauteil- und Bauschlussrechnung (875/876/877) als Rechnungsart; frühere Abschläge abgesetzt (BT-113) samt Verweis nach § 14 Abs. 5 S. 2 UStG; Sicherheitseinbehalt mindert bei der Abschlagsrechnung Entgelt und Steuer (§ 13 Abs. 1 Nr. 1a S. 4 UStG), bei der Schlussrechnung steht er in BT-21/BT-22
- Qualitätsangabe
- Konfidenzwert von 0 bis 1 je Feld statt einer pauschalen Erkennungsquote
- Buchhaltungsexport
- DATEV Schnittstelle online v060 als ZIP mit XML und Rechnungsbild, SKR03 voreingestellt
- Schnittstelle
- REST-API v1 mit OpenAPI-Spezifikation unter /api/v1/openapi, Add-ins für Word und Excel
- Betrieb
- SaaS, Server in der EU, Auftragsverarbeitungsvertrag; Verschwiegenheitserklärung für Berufsgeheimnisträger auf Anfrage
Wann Vellonode nicht passt
Sechs Fälle, in denen etwas anderes die bessere Wahl ist. Besser Sie lesen das hier als nach der Registrierung.
Sie suchen eine Finanzbuchhaltung
Vellonode führt keine doppelte Buchführung, erstellt keine Umsatzsteuervoranmeldung und keinen Jahresabschluss. Die Rechnungsdaten werden im DATEV-Format exportiert und dort weiterverarbeitet. Wer beides in einem Werkzeug braucht, ist mit einer Buchhaltungssuite besser bedient.
Sie müssen über das Peppol-Netz zustellen
Vellonode ist kein Peppol-Zugangspunkt. Die Peppol- oder GLN-Kennung des Empfängers wird als EAS-Code in die Rechnung geschrieben (BT-49), die Zustellung erfolgt aber per E-Mail oder Download. Verlangt Ihr Auftraggeber die Übertragung über Peppol, brauchen Sie zusätzlich einen Zugangspunkt.
Sie haben weder USt-IdNr. noch Handelsregistereintrag
Die EN16931-Regel BR-CO-26 verlangt zur Identifikation des Verkäufers BT-29, BT-30 oder BT-31 — die Steuernummer (BT-32) zählt ausdrücklich nicht. Alle drei lassen sich in Vellonode erfassen, BT-29 aber nur, wenn Ihr Auftraggeber Ihnen eine Lieferantennummer gegeben hat. Wer weder USt-IdNr. noch Handelsregistereintrag noch eine solche Nummer hat, kann die Regel mit keiner Software erfüllen — das ist eine Grenze der Norm, kein Mangel eines Programms. Vellonode weist beim Export ausdrücklich darauf hin, statt es dem Prüfbericht des Empfängers zu überlassen.
Ihre Rechnungen entstehen aus Aufträgen, Lager oder Projekten
Es gibt keine Angebots- oder Auftragsverwaltung, keine Warenwirtschaft, keine Zeiterfassung und kein Kassensystem. Ein Artikelstamm ist vorhanden, mehr nicht. Wenn die Rechnung bei Ihnen das Ergebnis eines vorgelagerten Prozesses ist, gehört sie in das System, in dem dieser Prozess läuft — Vellonode kann die Daten dann über die API übernehmen.
Sie brauchen Betrieb im eigenen Haus
Vellonode wird als SaaS betrieben, Server in der EU. Eine Installation auf eigener Hardware gibt es nicht. Die Anwendung ist außerdem auf Deutsch und auf deutsches Recht ausgelegt; eine englische Oberfläche gibt es nicht.
Sie stellen zwei Rechnungen im Jahr
Dann brauchen Sie keine Software mit Archiv, Zahlungsabgleich und Mahnwesen. Ein kostenloser Konverter reicht — der kostenlose Tarif von Vellonode allerdings auch, und er hebt die Rechnungen auf.
Sie rechnen in Abschlägen ab? E-Rechnung am Bau behandelt Abschlagsrechnung, Sicherheitseinbehalt und Schlussrechnung im Einzelnen — mit denselben Grenzen benannt wie hier.
Was es kostet
Gestaffelt nach Rechnungen pro Monat. Alle Preise zzgl. 19 % MwSt.
| Tarif | Preis pro Monat | Rechnungen pro Monat |
|---|---|---|
| Free | kostenlos | 5 |
| Starter | 12,90 € | 50 |
| Pro | 29,90 € | 250 |
| Max | 49,90 € | 500 |
Häufige Fragen
Welche Software brauche ich für ZUGFeRD?
Das hängt davon ab, was neben dem Format noch anfällt. Wollen Sie nur einzelne Rechnungen umwandeln, genügt ein kostenloser Konverter. Entstehen Ihre Rechnungen aus Aufträgen oder Lagerbewegungen, gehört die E-Rechnung in Ihr ERP. Führen Sie Buchhaltung und Rechnungsstellung in einem Werkzeug, nehmen Sie das Modul Ihrer Buchhaltungssoftware. Eine spezialisierte Lösung lohnt sich, wenn zusätzlich der Rechnungseingang strukturiert erfasst, archiviert, abgeglichen und gemahnt werden soll.
ZUGFeRD oder XRechnung — was ist der Unterschied?
Beide erfüllen die europäische Norm EN16931 und sind rechtlich gleichwertig. ZUGFeRD ist ein hybrides PDF: ein lesbares Sichtbild mit eingebettetem XML. XRechnung ist reines XML ohne Sichtbild und wird von öffentlichen Auftraggebern verlangt. Vellonode gibt beides aus.
Ersetzt Vellonode meine Buchhaltungssoftware?
Nein. Vellonode führt keine doppelte Buchführung, erstellt keine Umsatzsteuervoranmeldung und keinen Jahresabschluss. Die Rechnungsdaten werden im DATEV-Format an die Buchhaltung oder die Steuerkanzlei übergeben.
Kann Vellonode über Peppol zustellen?
Nein. Vellonode ist kein Peppol-Zugangspunkt. Peppol- und GLN-Kennungen werden als EAS-Code in die Rechnung geschrieben, die Zustellung erfolgt per E-Mail oder Download. Verlangt Ihr Auftraggeber die Übertragung über das Peppol-Netz, brauchen Sie zusätzlich einen Zugangspunkt.
Kann ich Abschlagsrechnungen als E-Rechnung stellen?
Ja. Bauabschlagsrechnung (875), Bauteilschlussrechnung (876) und Bauschlussrechnung (877) stehen als Rechnungsart zur Auswahl. Bereits abgerechnete Abschläge werden mit Betrag, Rechnungsnummer und Datum erfasst und als Vorauszahlungsbetrag (BT-113) abgesetzt; ein eigener Hinweis benennt sie zusätzlich, weil § 14 Abs. 5 Satz 2 UStG die Absetzung der Teilentgelte und der darauf entfallenden Steuer verlangt und das Feld der Norm allein nur einen Bruttobetrag trägt. Der Sicherheitseinbehalt nach § 17 VOB/B mindert bei einer Abschlagsrechnung Entgelt und Umsatzsteuer — dort entsteht die Steuer erst mit der Vereinnahmung —, bei einer Schlussrechnung steht er als Zahlungsinformation daneben; vor seiner Freigabe wird er nicht angemahnt. Einzelheiten und die Grenzen stehen auf der Seite E-Rechnung am Bau.
Woran erkenne ich, dass eine erzeugte Datei wirklich konform ist?
Vellonode prüft jede Datei vor der Ausgabe mit dem offiziellen KoSIT-Validator in der Konfiguration XRechnung 3.0.2 — demselben Werkzeug, mit dem öffentliche Auftraggeber prüfen. Das Urteil lautet ACCEPTABLE, WARNING oder REJECT. Ist der Validator nicht erreichbar, wird NICHT_GEPRUEFT gemeldet, statt eine ungeprüfte Gültigkeit zu behaupten.
Was kostet Vellonode?
Der kostenlose Tarif umfasst 5 Rechnungen im Monat und läuft nicht ab. Der Starter-Tarif beginnt bei 12,90 € im Monat mit 50 Rechnungen. Alle Tarife stehen auf der Preisseite.
Passt? Dann probieren Sie es aus.
Dauerhaft kostenloser Tarif. Keine Kreditkarte, keine Installation.
- ZUGFeRD 2.4 und XRechnung 3.0
- Mit dem KoSIT-Validator geprüft
- DATEV-Export
- Zahlungsabgleich und Mahnwesen
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