E-Rechnungspflicht 2027: Für wen die Schonfrist jetzt endet
E-Rechnungspflicht 2027: Ab 800.000 Euro Vorjahresumsatz ist Schluss mit PDF-Rechnungen. Welche Fristen gelten und was jetzt zu tun ist.
Vellonode Team
Redaktion
Die Frist, die viele verpasst haben
Zum 1. Januar 2025 ist die Empfangspflicht für E-Rechnungen in Kraft getreten. Das haben die meisten Unternehmen mitbekommen — und viele haben daraus geschlossen, sie hätten bis 2028 Zeit.
Das stimmt für einen Teil, aber nicht für alle. Die E-Rechnungspflicht 2027 trifft eine klar umrissene Gruppe: Wer 2026 mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz erzielt hat, darf ab dem 1. Januar 2027 keine PDF- oder Papierrechnungen mehr an inländische Unternehmen versenden.
Die Rechengrundlage steht damit bereits fest. Ihr Umsatz des laufenden Jahres 2026 entscheidet darüber, was ab Januar gilt.
E-Rechnungspflicht 2027 und 2028: Der Fahrplan im Überblick
Die Übergangsregelungen stehen in § 27 Abs. 38 UStG, eingeführt durch das Wachstumschancengesetz:
| Zeitraum | Wer darf noch PDF versenden? | Bedingung |
|---|---|---|
| bis 31.12.2026 | alle inländischen Unternehmen | Zustimmung des Empfängers |
| 01.01.–31.12.2027 | nur bei Vorjahresumsatz bis 800.000 € | Zustimmung des Empfängers |
| ab 01.01.2028 | niemand mehr | — |
Zwei Details werden dabei regelmäßig übersehen.
Erstens ist die Umsatzgrenze der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 3 UStG des Vorjahres — also nicht der Gewinn, nicht der B2B-Anteil und nicht der Umsatz des laufenden Jahres. Für 2027 zählt Ihr Gesamtumsatz 2026.
Zweitens war auch in der Übergangszeit nie alles erlaubt: PDF- und Papierrechnungen setzen die Zustimmung des Empfängers voraus. Sie kann stillschweigend erfolgen, etwa durch widerspruchslose Bezahlung — sie ist aber Voraussetzung, kein Automatismus.
Wer die Grenze überschreitet und weiterhin PDFs versendet, stellt keine ordnungsgemäße Rechnung im Sinne der §§ 14, 14a UStG aus. Für Ihren Kunden bedeutet das ein Problem beim Vorsteuerabzug — und in der Regel eine Reklamation, verbunden mit verzögerter Zahlung.
Sonderfall EDI: Die Frist ist bereits abgelaufen
Unternehmen, die über EDI-Verfahren abrechnen — verbreitet in Handel, Automotive und Logistik —, hatten eine eigene Übergangsregelung: Nicht EN-16931-konforme EDI-Formate waren bis zum 31. Dezember 2027 zulässig, wenn beide Seiten zustimmten.
Bei formatgleicher Betrachtung heißt das: Ab 2028 muss auch aus einem EDI-Prozess ein Datensatz hervorgehen, der die Kernanforderungen der EN 16931 erfüllt. Wer eine gewachsene EDI-Anbindung betreibt, sollte jetzt prüfen lassen, ob sich daraus ein normkonformer Datensatz ableiten lässt — solche Projekte dauern erfahrungsgemäß Monate, nicht Wochen.
Was von der Pflicht ausgenommen bleibt
Unabhängig vom Umsatz gilt die E-Rechnungspflicht nicht für:
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV)
- Fahrausweise (§ 34 UStDV)
- Steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG — etwa Vermietung, ärztliche Leistungen, Finanzdienstleistungen
- Rechnungen an Privatpersonen (B2C)
- Rechnungen an Empfänger im Ausland
- Umsätze von Kleinunternehmern nach § 19 UStG (§ 34a UStDV)
Der Empfang bleibt in allen Fällen Pflicht. Die Ausnahmen betreffen ausschließlich das Ausstellen.
Was jetzt konkret zu tun ist
Schritt 1: Betroffenheit bestimmen
Ermitteln Sie Ihren voraussichtlichen Gesamtumsatz 2026. Liegt er über 800.000 Euro, greift für Sie die E-Rechnungspflicht 2027 ab dem 1. Januar. Liegt er darunter, haben Sie bis Ende 2027 Zeit — aber auch nicht länger.
Schritt 2: Rechnungsempfänger klassifizieren
Nicht jeder Kunde ist betroffen. Trennen Sie Ihre Empfänger in drei Gruppen: inländische Unternehmen (Pflicht), Privatkunden (frei), ausländische Empfänger (frei). In vielen Betrieben stellt sich dabei heraus, dass nur ein Teil der Rechnungen umgestellt werden muss.
Schritt 3: Format wählen
ZUGFeRD ab Profil EN 16931 ist im B2B-Bereich die pragmatische Wahl: Der Empfänger sieht ein gewohntes PDF, Ihre Buchhaltung liefert strukturierte Daten. XRechnung brauchen Sie für öffentliche Auftraggeber. Beides erfüllt die gesetzlichen Anforderungen.
Achten Sie auf das Profil. ZUGFeRD in den Profilen „Minimum" oder „Basic WL" ist nicht EN-16931-konform und erfüllt die Pflicht nicht — auch wenn die Datei technisch eine ZUGFeRD-Datei ist. Mindestens „EN 16931 (Comfort)" ist erforderlich.
Schritt 4: Stammdaten aufräumen
Dieser Schritt wird unterschätzt und verursacht später den meisten Aufwand. Strukturierte Formate verlangen Daten, die eine PDF-Rechnung nie brauchte:
- USt-IdNr. — die Steuernummer allein reicht der Norm zur Identifikation des Verkäufers nicht aus
- Ansprechpartner mit Telefon und E-Mail — bei XRechnung Pflicht (BR-DE-5 bis BR-DE-7)
- Mengeneinheiten als UN/ECE-Code —
C62statt „Stück",HURstatt „Stunden" - Steuerkategorie je Position — Standardsatz, steuerfrei, Reverse Charge
Schritt 5: Testlauf mit echten Kunden
Erzeugen Sie eine E-Rechnung, prüfen Sie sie mit dem offiziellen KoSIT-Validator und schicken Sie sie an zwei oder drei kooperative Kunden. Ob der Empfänger die Datei tatsächlich verarbeiten kann, erfahren Sie nur so — und zwar bevor die E-Rechnungspflicht 2027 keine Ausweichmöglichkeit mehr lässt.
Der Umstellungsweg, den viele übersehen
Die verbreitete Annahme lautet: Die E-Rechnungspflicht 2027 bedeutet neue Rechnungssoftware. Für Betriebe mit gewachsenen Vorlagen in Word, Excel oder einer Branchenlösung ist das ein Projekt mit Migration, Schulung und Datenübernahme.
Es gibt einen kürzeren Weg. Sie können Ihre Rechnungen weiterhin dort schreiben, wo Sie sie heute schreiben, und den fertigen Beleg anschließend in ein konformes Format überführen. Das PDF bleibt erhalten, die strukturierten Daten kommen hinzu.
Vellonode liest bestehende PDF-Rechnungen per KI aus und erzeugt daraus valides ZUGFeRD 2.4 oder XRechnung — mit Prüfung gegen den offiziellen KoSIT-Validator und Export nach DATEV. Ihre Vorlagen und Abläufe bleiben, wie sie sind. Der Weg lässt sich ohne Installation testen, bevor Sie sich festlegen.
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