E-Rechnung stornieren: Korrektur, Gutschrift und der Unterschied, der teuer wird
E-Rechnung stornieren ohne Fehler: Wann Typcode 384 oder 381 gilt, warum das Wort Gutschrift riskant ist und wie die Referenz gelingt.
Vellonode Team
Redaktion
Löschen ist keine Option
Bei einer Papierrechnung war der Fall einfach: falsch geschrieben, zerrissen, neu gedruckt. Bei einer E-Rechnung, die den Empfänger bereits erreicht hat, geht das nicht mehr. Sein System hat die strukturierten Daten verbucht, die Rechnungsnummer ist vergeben, der Vorgang dokumentiert.
Wer eine E-Rechnung stornieren will, muss deshalb einen zweiten Beleg erzeugen, der auf den ersten verweist. Wie dieser Beleg aussieht, hängt davon ab, was genau falsch war — und die Wahl hat steuerliche Folgen.
Bevor Sie eine E-Rechnung stornieren: Ist sie überhaupt schon draußen?
Bevor Sie irgendetwas korrigieren, klären Sie einen Punkt: Hat der Empfänger die Rechnung erhalten?
Noch nicht zugestellt — etwa weil die Validierung fehlschlug oder die E-Mail nicht ankam: Dann existiert die Rechnung umsatzsteuerlich nicht. Sie können sie unter derselben Nummer neu ausstellen. Dokumentieren Sie intern, warum es zwei Fassungen gibt.
Bereits zugestellt: Jetzt ist ein Korrekturbeleg zwingend. Auch dann, wenn der Kunde noch nicht bezahlt hat und auch dann, wenn er den Fehler selbst gemeldet hat.
Sobald Sie eine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer versendet haben, schulden Sie diese Steuer — auch wenn der Betrag falsch war. § 14c UStG kennt dafür zwei Fälle: zu hoher Ausweis (Abs. 1) und unberechtigter Ausweis (Abs. 2). Die Steuer entfällt erst, wenn Sie die Rechnung wirksam berichtigen.
Zwei Wege, zwei Typcodes
E-Rechnungen tragen im Feld BT-3 einen Typcode aus der Codeliste UNTDID 1001. Für Korrekturen sind zwei relevant:
| Code | Bezeichnung | Wofür |
|---|---|---|
| 384 | Rechnungskorrektur | Die ursprüngliche Rechnung wird berichtigt oder vollständig aufgehoben |
| 381 | Gutschrift (Credit Note) | Eine Minderung wird gegengerechnet, etwa bei Retoure oder Rabatt |
Wer eine E-Rechnung stornieren will, wählt damit zugleich, wie der Vorgang beim Empfänger erscheint. Der praktische Unterschied liegt in der Betrachtungsweise. Eine Rechnungskorrektur (384) ersetzt den ursprünglichen Vorgang: Die alte Rechnung war falsch, hier ist die richtige Fassung. Eine Gutschrift (381) lässt den ursprünglichen Vorgang bestehen und stellt einen zweiten daneben, der ihn ganz oder teilweise ausgleicht.
Für ein vollständiges Storno ist 384 der sauberere Weg, weil unmissverständlich klar ist, worauf sich der Beleg bezieht. Für Teilminderungen — der Kunde schickt drei von zehn Artikeln zurück — ist 381 der passende Code.
Sprechen Sie den Weg mit dem Empfänger ab, wenn Sie regelmäßig größere Volumina korrigieren. Nicht jedes Rechnungseingangssystem verarbeitet beide Codes gleich gut, und manche erwarten für ein Storno ausdrücklich negative Beträge, andere ausdrücklich positive.
Der Fehler, der bares Geld kostet: „Gutschrift"
Im deutschen Umsatzsteuerrecht bedeutet Gutschrift etwas anderes als im Alltagssprachgebrauch. Nach § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG ist eine Gutschrift eine Rechnung, die der Leistungsempfänger ausstellt — also das, was international „self-billing" heißt (Typcode 389).
Was Buchhalter üblicherweise meinen, wenn sie „Gutschrift" sagen, ist eine kaufmännische Gutschrift: eine Minderung des Rechnungsbetrags. Beides mit demselben Wort zu bezeichnen, sorgt seit Jahren für Missverständnisse.
Praktische Folge: Steht auf einem Korrekturbeleg das Wort „Gutschrift" und weist er Umsatzsteuer aus, kann das Finanzamt zunächst eine Abrechnung durch den Leistungsempfänger annehmen. Die Finanzverwaltung hat zwar klargestellt (BMF-Schreiben vom 25. Oktober 2013), dass die bloße Bezeichnung allein noch keine Steuerschuld nach § 14c UStG auslöst. Vermeidbare Rückfragen erzeugt sie trotzdem.
Empfehlung: Beschriften Sie Korrekturbelege als „Rechnungskorrektur" oder „Stornorechnung" und setzen Sie den Typcode passend dazu.
Die Referenz auf die Ursprungsrechnung
Das entscheidende technische Detail: Ein Korrekturbeleg muss sagen, worauf er sich bezieht. EN 16931 sieht dafür die Gruppe BG-3 vor:
- BT-25 — Nummer der vorausgegangenen Rechnung
- BT-26 — Datum der vorausgegangenen Rechnung
Ohne diese Angaben ist die Korrektur formal eine eigenständige Rechnung. Das Empfängersystem kann sie dem ursprünglichen Vorgang nicht zuordnen, und der offene Posten bleibt stehen — mit der absehbaren Folge, dass die Mahnstufe irgendwann greift.
BT-26 ist optional, BT-25 nicht. Füllen Sie trotzdem beide aus. Bei Kunden mit fortlaufend ähnlichen Rechnungsnummern ist das Datum oft das Merkmal, an dem eine automatische Zuordnung überhaupt gelingt.
Was in der Korrektur sonst noch stimmen muss
Ein Korrekturbeleg ist eine vollwertige Rechnung. Er braucht alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG — eigene fortlaufende Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, vollständige Anschriften, Leistungsbeschreibung, Steuersätze — und er muss dieselben EN-16931-Regeln bestehen wie das Original.
Eine häufige Stolperstelle: Bei einem Vollstorno wird das Leistungsdatum (BT-72) gerne weggelassen, weil ja „nichts geleistet" wurde. Die Leistung hat aber stattgefunden; korrigiert wird nur die Abrechnung. Übernehmen Sie das ursprüngliche Leistungsdatum.
Schritt für Schritt: Eine E-Rechnung stornieren (Vollstorno)
- Prüfen, ob die Rechnung den Empfänger erreicht hat. Wenn nein: neu ausstellen, intern dokumentieren, fertig.
- Neuen Beleg anlegen mit eigener, fortlaufender Rechnungsnummer aus Ihrem regulären Nummernkreis.
- Typcode 384 setzen (Rechnungskorrektur).
- BT-25 und BT-26 mit Nummer und Datum der Ursprungsrechnung füllen.
- Positionen übernehmen und die Beträge so ansetzen, dass sich der ursprüngliche Vorgang vollständig aufhebt.
- Leistungsdatum und Steuersätze aus dem Original übernehmen — nicht das heutige Datum verwenden.
- Validieren und erst dann versenden. Ein Korrekturbeleg, der an der Validierung scheitert, macht die Lage schlimmer, nicht besser.
- Neue korrekte Rechnung ausstellen, falls die Leistung weiterhin abzurechnen ist.
Die Buchhaltungsseite nicht vergessen
Eine Stornorechnung ändert den offenen Posten. Wenn Ihre Rechnungsverwaltung den Bezug nicht kennt, laufen zwei Vorgänge nebeneinander her: die ursprüngliche Forderung und ein negativer Betrag. Spätestens im Mahnlauf wird das sichtbar — Kunden werden für Rechnungen gemahnt, die längst storniert sind.
Achten Sie deshalb darauf, dass Ihre Software die Referenz aus BT-25 nicht nur ins XML schreibt, sondern auch intern verknüpft.
Korrekturen ohne Formatwechsel
Wer seine Rechnungen aus einer bestehenden Vorlage heraus schreibt, will nicht das System wechseln müssen, nur um eine E-Rechnung stornieren zu können. Der praktikable Weg ist derselbe wie bei der Originalrechnung: Beleg wie gewohnt erstellen, anschließend in ein konformes E-Rechnungsformat überführen — mit korrektem Typcode und gesetzter Referenz.
Vellonode erkennt beim Auslesen einer PDF-Rechnung den Rechnungstyp und die Referenz auf die Vorgängerrechnung, prüft den Typcode gegen die zulässige Codeliste und weist auf unzulässige Werte hin, bevor die Datei das Haus verlässt. Testen lässt sich das ohne Installation.
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